Wielu przedsiębiorców, stowarzyszeń czy organizacji branżowych spotyka się z realiami, gdzie zmiana jednego przepisu może przełożyć się na funkcjonowanie całego sektora. W takich sytuacjach istotna staje się obecność podmiotu, który potrafi poruszać się w środowisku instytucji legislacyjnych, rozumie mechanizmy formalne i nieformalne w relacjach z administracją oraz potrafi reagować w obszarze polityki publicznej. Ten wpis poświęcony jest zagadnieniu, czym zajmuje się agencja public affairs, kiedy jej zaangażowanie przynosi praktyczne efekty oraz jakiego typu działania mogą wynikać z takiej współpracy.
Czym zajmuje się agencja public affairs?
Pojęcie agencji public affairs odnosi się do wyspecjalizowanej jednostki zajmującej się prowadzeniem komunikacji między sektorem prywatnym a otoczeniem polityczno-instytucjonalnym. Jej działania koncentrują się wokół analizy procesów decyzyjnych, identyfikacji struktur wpływu oraz przekazywania stanowisk w sposób zgodny z logiką instytucjonalną. Nie należy mylić jej z agencją PR, choć obie funkcjonują w obszarze przekazu, różnią się zakresem adresatów, narzędziami oraz celem komunikacji. Public relations skupia się na kształtowaniu postrzegania przez ogół odbiorców, podczas gdy agencja public affairs operuje w środowiskach eksperckich, regulacyjnych i decyzyjnych, gdzie najczęściej kluczowe stają się argumenty rzeczowe, zgodność z obowiązującym porządkiem prawnym i aktualnym kierunkiem politycznym.
W jakich sytuacjach potrzebne jest wsparcie agencji public affairs?
Zaangażowanie agencji public affairs staje się zasadne w sytuacjach, gdy działalność organizacji wchodzi w bezpośredni kontakt z procesami regulacyjnymi. Dotyczy to m.in. sektorów objętych ścisłym nadzorem administracyjnym, takich jak energetyka, zdrowie, technologie cyfrowe czy finanse. W momencie, gdy instytucje państwowe podejmują prace nad nowelizacjami przepisów, nieobecność strony zainteresowanej w dialogu publicznym skutkuje brakiem reprezentacji jej stanowiska. Zespół specjalizujący się w public affairs analizuje mechanizmy legislacyjne, rozpoznaje uczestników debaty oraz wskazuje ścieżki dotarcia do tych, którzy mają realny wpływ na treść projektów.
W praktyce współpraca z agencją public affairs bywa pomocna m.in. w poniższych przypadkach:
- Planowana zmiana ustawy, która może wpłynąć na model działania firmy (np. ograniczenia reklamy suplementów diety lub nowe wymogi w obszarze ESG).
- Chęć udziału w konsultacjach publicznych, kiedy istotne jest przedstawienie stanowiska branży w sposób konstruktywny i zgodny z trybem instytucjonalnym.
- Potrzeba uporządkowania relacji z decydentami, zwłaszcza w sytuacji rozproszenia kompetencji między różne resorty, agencje lub jednostki samorządu.
- Sytuacje kryzysowe, w których pojawiają się działania polityczne lub medialne zagrażające reputacji organizacji, wymagające odpowiednio skierowanego przekazu.
- Wejście na nowy rynek, na którym obowiązują nieznane wcześniej regulacje, lub istnieje potrzeba ugruntowania obecności w otoczeniu polityczno-gospodarczym.
Zakres działań prowadzonych przez agencję public affairs
Zespół zajmujący się public affairs wykonuje szereg czynności mających na celu stworzenie systematycznego kontaktu pomiędzy reprezentowanym podmiotem a środowiskiem decyzyjnym. Działania te różnią się zależnie od branży, układu interesariuszy i dynamiki procesu regulacyjnego. Trudno wskazać jednolity schemat, ponieważ charakter pracy bywa dostosowany do konkretnej sytuacji prawno-instytucjonalnej. W praktyce jednak najczęściej obejmuje on następujące aktywności:
- Monitoring procesów legislacyjnych i analizy kierunków zmian, zarówno na poziomie krajowym, jak i unijnym.
- Mapowanie interesariuszy, czyli ustalanie, kto i w jakim stopniu wpływa na decyzje w danym obszarze tematycznym.
- Utrzymywanie komunikacji z decydentami, przedstawianie opinii branżowych, danych, raportów lub ekspertyz.
- Przygotowywanie stanowisk i rekomendacji, które następnie są kierowane do odpowiednich komisji, resortów lub instytucji regulacyjnych.
- Organizacja briefów eksperckich, debat tematycznych lub wydarzeń branżowych, które służą wymianie argumentów oraz tworzeniu przestrzeni do rozmów z udziałem reprezentantów władzy publicznej.
Efekty współpracy z agencją public affairs
Rezultaty wynikające z kontaktu z zespołem zajmującym się public affairs można ocenić w kilku wymiarach. Korzyści te nie mają charakteru abstrakcyjnego — odnoszą się do mierzalnych procesów, takich jak zmniejszenie wpływu nieprzewidzianych regulacji, zwiększenie przewidywalności działania czy poprawa relacji z instytucjami państwowymi. Poniżej przedstawione zostały trzy konkretne obszary, w których współpraca z agencją public affairs znajduje swoje zastosowanie.
Zarządzanie ryzykiem regulacyjnym
Zmiany w prawie, projektowane często bez bezpośrednich konsultacji z przedstawicielami branż, mogą wprowadzać niekorzystne warunki działalności. Agencja public affairs analizuje proces legislacyjny, identyfikuje punkty zapalne oraz przygotowuje podmioty na możliwe konsekwencje. W efekcie zmniejsza się podatność organizacji na destabilizację wynikającą z nieoczekiwanych decyzji administracyjnych.
Dostęp do informacji i relacji z decydentami
Relacje z przedstawicielami administracji publicznej, parlamentarzystami czy członkami instytucji regulacyjnych nie powstają przypadkowo. Wymagają uporządkowanego działania, znajomości struktury instytucji i świadomego zarządzania komunikacją. Agencja public affairs działa na podstawie siatki kontaktów, ale również rozumie obowiązujące reguły, dzięki czemu może skutecznie inicjować dialog z odpowiednimi uczestnikami procesu.
Wzmocnienie pozycji organizacji w otoczeniu instytucjonalnym
Podmiot, który potrafi formułować stanowiska legislacyjne, prezentować argumenty branżowe w czytelnej formie oraz uczestniczyć w konsultacjach, jest postrzegany jako partner o stabilnej pozycji. To z kolei ułatwia prowadzenie rozmów z organami publicznymi i wzmacnia pozycję organizacji wśród innych uczestników rynku.
Ocena wiarygodności – na co zwrócić uwagę?
Podjęcie współpracy z podmiotem, który ma reprezentować interesy organizacji wobec instytucji publicznych, wymaga sprawdzenia kilku aspektów. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na doświadczenie w pracy z regulacjami oraz znajomość procesów legislacyjnych. Sama obecność w branży nie wystarcza. Liczy się przede wszystkim praktyka w tworzeniu analiz, udział w konsultacjach oraz efekty wcześniejszych działań. Istotny pozostaje również skład zespołu. Kompetencje analityczne, umiejętność interpretacji projektów ustaw czy przygotowywania dokumentów dla decydentów są bardziej przydatne niż nieformalne kontakty. Rzetelna agencja public affairs funkcjonuje w sposób przejrzysty, informuje o metodach działania i nie wchodzi w relacje o charakterze nieformalnym lub wątpliwym etycznie. Przed podpisaniem umowy dobrze jest zapoznać się z jej wcześniejszymi realizacjami, a także zweryfikować, w jaki sposób prowadziła komunikację w sytuacjach wymagających precyzyjnego podejścia do administracji i opinii publicznej.
Działania prowadzone przez agencję public affairs stanowią odpowiedź na wyzwania związane z funkcjonowaniem w otoczeniu regulowanym i politycznym. Organizacje, które nie chcą być jedynie biernymi odbiorcami decyzji instytucji publicznych, sięgają po wsparcie profesjonalnych zespołów. Odpowiednio prowadzona współpraca umożliwia lepsze zrozumienie procesów legislacyjnych, dostęp do informacji oraz skuteczne reprezentowanie stanowiska wobec decydentów. Wybór wiarygodnej agencji powinien być przemyślany i oparty na ocenie rzeczywistych kompetencji, a nie wyłącznie deklaracjach.
