Znaczenie relacji z mediami podczas kryzysu
Warto zrozumieć, że relacje z mediami są jednym z filarów zarządzania kryzysem. Bez właściwej komunikacji związanej z danym problemem trudno przeciwstawić się pojawiającemu się negatywnemu wpływowi. Prawidłowe zarządzanie relacjami z mediami pozwala na kontrolowanie narracji, udzielanie jednoznacznych informacji oraz unikanie nieporozumień czy niejasności.
Oczywiście, warto zadbać o te relacje także poza kryzysami, aby móc liczyć na wsparcie dziennikarzy w kontekście publikacji przekazów w czasie zagrożeń. Dzięki temu, możliwości wykrycia ewentualnego problemu, a nawet przeciwdziałania lub kształtowania opinii publicznej będą znacznie większe.
Kluczowe działania, aby móc liczyć na dobrą współpracę
Aby dobra współpraca z mediami w czasie kryzysów stała się znacznie łatwiejsza, ważne jest, aby wcześniej zadbać o kilka istotnych czynników:
1. Ustalenie rzecznika prasowego – obecność jednej osoby, będącej „twarzą” firmy, zwiększa szanse na dobrą współpracę z mediami i przeciwdziała poprawnie rozprzestrzenianiu plotek czy niejasnych informacji. Rzecznik prasowy powinien być odpowiednio przygotowany na trudne pytania dziennikarzy, aby nie popełnić istotnych błędów podczas wystąpień publicznych.
2. Przygotowanie komunikatów i materiałów – każda firma powinna posiadać zestaw gotowych do opublikowania komunikatów oraz materiałów dotyczących sytuacji kryzysowych (np. plany działania, scenariusze komunikacyjne, szablony odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania).
3. Kontakt z mediami – obecność inicjatywy ułatwiającej komunikację z dziennikarzami, np. telefony bezpośrednie czy adresy e-mail, sprzyja utrzymaniu dobrego kontaktu z mediami oraz szybszemu reagowaniu na sytuacje kryzysowe.
4. Szkolenie dla pracowników – zasady komunikacji z mediami powinny być znane także innym pracownikom firmy.
5. Monitorowanie mediów – ważne jest, aby na bieżąco śledzić, co pisze się na temat firmy, zwłaszcza podczas sytuacji kryzysowej. Monitoring powinien być przeprowadzany zarówno w mediach tradycyjnych, jak i w Internecie czy social mediach.
Podsumowanie
Prawidłowo zarządzane relacje z mediami to istotny warunek kontroli narracji, podczas kryzysu. Skupienie się jednak tylko na mediach nie przekreśla istotnych korzyści wynikających z takiej współpracy. Warto zatem inwestować energię również w pozostałe elementy zarządzania kryzysowego, takie jak plany działań czy szkolenia dla pracowników.
