Abanana, Case Studies, Najnowsze

Jak chatbot może wspomóc organizację wydarzenia dla kilkudziesięciu tysięcy uczestników?

W dziewięciu polskich miastach 8 września 2019 roku odbyła się kolejna edycja charytatywnego biegu sztafetowego Poland Business Run, w której udział wzięło prawie 30 tys. osób. Jak usprawnić proces komunikacji z uczestnikami tak dużego wydarzenia, odbywającego się w niezależnych od siebie lokalizacjach?

Wyzwanie

Co roku w organizowanym przez Poland Business Run biegu staje na starcie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy zawodników. Tak wysoka frekwencja powoduje, że jest to ogromne przedsięwzięcie, które wymaga koordynacji działań wielu osób, w tym procesu informacji i komunikacji z zapisanymi biegaczami oraz z wszystkimi zainteresowanymi projektem.

Organizatorom zadawane są często pytania, również te najprostsze. Ich natężenie następuje kilka dni przed biegiem, więc dotychczas jedna osoba musiała poświęcić wiele godzin na udzielanie uczestnikom odpowiedzi na pytania, które pojawiały się m.in. na Facebooku.

Rozwiązanie?

Zautomatyzowanie procesu zdobywania odpowiedzi oraz zaoszczędzenie czasu pracownikom Fundacji Poland Business Run, organizującej event.

Z pomocą przyszedł zespół kreatywny agencji Abanana, opracowując wraz z fundacją listę najczęściej zadawanych pytań oraz poruszanych w rozmowach zagadnień, z uwzględnieniem wszystkich lokalizacji i wynikających z nich różnic. Dzięki temu powstał pierwszy w Polsce chatbot obsługujący wydarzenie na taką skalę – Chatbot Poland Business Run 2019.

Chatbot został udostępniony na Facebooku oraz w aplikacji Facebook Messenger. Dzięki niemu każdy użytkownik wchodzący na profil PBR mógł za pośrednictwem chatbota uzyskać szczegółowe informacje na temat biegu, co oczywiste przez całą dobę. Wystarczyło wybrać dowolne miasto, w którym odbywał się bieg, aby zapoznać się z obowiązującymi formalnościami, przebiegiem trasy i wydarzeniami towarzyszącymi imprezie.

Efekt

Chatbot Poland Business Run 2019 obsłużył 39 procent zapytań przez Facebooka, co pozwoliło na zaoszczędzenie przez zespół fundacji ponad 1400 minut, które do tej pory były poświęcone na to zadanie, a przez to na sprawniejszą realizację innych celów organizacyjnych przed biegiem. Co zyskał uczestnik? Całodobowy i szybki dostęp do informacji, co zawsze przekłada się na liczbę startujących.

Finał

Dziewięć polskich miast, 27 253 biegaczy, ponad 2,3 mln złotych i pomoc dla 85 osób z niepełnosprawnością ruchową. Już wiadomo, że beneficjenci projektu otrzymają dofinansowanie do co najmniej 49 rehabilitacji, 21 protez kończyn oraz sprzętu medycznego.

Gratulujemy i dziękujemy, że mogliśmy być częścią tegorocznego wydarzenia, biorąc również czynny udział w biegu.

Pamiętajcie: warto pomagać!

Zapraszam Cię na mój podcast!

Bohaterem każdego odcinka podcastu jest nieoczywiste słowo lub skrót stosowany na co dzień w agencjach marketingu internetowego, którego znaczenie wyjaśniamy wraz z moim gościem rozwijając temat konkretnymi przykładami, dzieląc się danymi i dostępnymi narzędziami.

Zobacz odcinki
Nowa twarz w Abanana. Trafiłem tu z Ekstraklasy S.A., gdzie pracowałem na stanowisku managera ds. komunikacji. Poprzednio kierowałem biurem prasowym i odpowiadałem za politykę informacyjną Wisły Kraków. W klubie pracowałem od 2006 roku. Od lutego 2014 roku do lipca 2015 pełniłem funkcję rzecznika prasowego Białej Gwiazdy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia przy projekcie internetowym lub szukasz agencji specjalizującej się w komunikacji marketingowej - skontaktuj się z nami.

Zapisz się na biuletyn redaktora naczelnego
Łukasza Wołka. Bezpłatne porady
i nowości marketingowe oraz newsy
z Abanana i Eura7 na Twojej skrzynce e-mail
już za 5 minut!
Pole "imię" nie jest obowiązkowe, ale jeżeli chcesz, żebyśmy zwracali się do Ciebie po imieniu, podaj nam je :)
loader
Dziękuję za zapisanie się do
mojego biuletynu.
Otwórz teraz swoją skrzynkę mailową, potwierdź zgody i aktywację. Sprawdź proszę, czy mail ode mnie nie wpadł do spamu albo do ofert.
CEO Łukasz Wołek ŁUKASZ WOŁEK, REDAKTOR NACZELNY LABBER.PL